Como organizar um congresso de tecnologia?

Tempo de leitura: 6 minutos

Um congresso é uma reunião ou encontro de pessoas (normalmente pesquisadores, estudiosos e profissionais) que têm interesse em uma pesquisa acadêmica. Nele, são apresentados resultados de pesquisas em andamento e discutidas hipóteses e conclusões de estudos. Então, questionamos: você sabe como organizar um congresso de tecnologia?

Organizar um congresso de tecnologia é importante para promover o conhecimento nessa área. Na ocasião, podem acontecer palestras, seminários, conferências, feiras e muito mais (isso depende dos objetivos do seu evento e também dos recursos financeiros disponibilizados).

Vamos aprender a organizar um congresso de tecnologia? Venha conosco!

Defina o local do evento

O local do evento (bem como o dia e o horário) são um dos primeiros passos na organização do seu congresso de tecnologia. Então, escolha um ambiente que abrigue o número total de participantes e que seja aconchegante para o público.

Invista em um ambiente que tenha a infraestrutura que você precisa para organizar todas as atrações. Além disso, lembre-se de que o local precisa oferecer um ambiente confortável para os participantes — já imaginou ficar 3 horas sentado em uma cadeira desconfortável? Não dá, não é mesmo?

Selecione os palestrantes

Os palestrantes têm um papel crucial na hora do público definir se participará (ou não) do seu congresso de tecnologia. Então, pense em um tema interessante e escolha a dedo os palestrantes.

Lembre-se de que o sucesso do seu evento está diretamente relacionado com o conteúdo. Então, escolha professores e profissionais que já tenham um nome desenvolvido no mercado e que possam promover um rico debate com os participantes.

Emita certificados no congresso de tecnologia

É fundamental contar com um bom software que ajude na gestão do seu evento. Nele, você pode organizar as inscrições dos participantes, vender ingressos, divulgar mais informações ao público e ainda emitir os certificados.

Existem plataformas muito completas que emitem o certificado com base no tempo que o participante ficou no evento. Assim, proporciona mais credibilidade para o seu congresso de tecnologia.

Preocupe-se com a organização do grande dia

Lembre-se de contratar uma boa equipe de profissionais para ficar na recepção orientando os convidados, conferindo os seus dados e entregando os brindes. Além disso, é essencial contar com o apoio de manobristas que ajudam a organizar os carros no estacionamento. Dessa maneira, evita as filas e os desconfortos entre os participantes logo de cara!

Aplique pesquisa de satisfação

Ao final do evento, lembre-se de enviar uma pesquisa de satisfação para avaliar o que os participantes pensam sobre o seu evento (O que deu certo? O que precisa ser melhorado para um segundo momento? Quais foram as palestras que mais gostou?).

Assim, você tem uma visão geral sobre como foi o congresso de tecnologia na percepção do público, além de conferir se eles participariam da segunda edição.

Tenha um plano de divulgação on-line e off-line

Invista em um plano de divulgação completo, englobando estratégias tanto no mundo on-line quanto no off-line. Veja algumas dicas de divulgação para esses dois universos:

  • Crie um site e um blog para o seu evento;
  • Crie um aplicativo do seu congresso de tecnologia;
  • Invista em um social media para alimentar as redes sociais;
  • Distribua flyers e cartazes em pontos estratégicos da sua cidade;
  • Invista em propaganda de rádio e televisão local;
  • Não deixe de lado a assessoria de imprensa;
  • Divulgue o seu evento em jornais e revistas da sua cidade.

Faça a programação

Faça uma programação contendo um passo a passo de tudo o que precisa acontecer no dia. Veja um exemplo:

  • 8 horas: abertura dos portões;
  • 8h30: coffee break;
  • 9h: início da palestra X;
  • 9h45min: debate entre os participantes;
  • 10h: início do seminário y;
  • 10h45min: debate entre os participantes;
  • 11 horas: show surpresa;
  • 11h30: gamificação;
  • 12 horas: encerramento e almoço.

É importante que o passo a passo esteja detalhado e que todos os fornecedores e participantes tenham acesso a esses horários. Assim, fica mais fácil todos se organizarem e a Mestre de Cerimônias conduzir o congresso de tecnologia.

Invista na tecnologia

Se o evento é de tecnologia ela não pode ficar de lado, você concorda? Então, todo o seu evento precisa ser pensado de maneira tecnológica. Por exemplo, não adianta você pedir para os participantes preencherem os seus dados de forma manuscrita quando chegam ao evento!

Então, como citamos anteriormente, invista em softwares e plataformas que ajudam em todos os aspectos do seu evento, desde a entrada até o pós-evento (com as pesquisas de satisfação, compartilhamento de fotos, depoimentos e muito mais).

Além disso, você não pode deixar de lado a realidade virtual e aumentada, o business intelligence e os brindes tecnológicos (como pen drive, carregador portátil e outros).

Ah! É claro que no local do evento precisa ter uma internet funcionando rapidamente para que todos possam compartilhar a sua experiência, certo?

Tenha atenção com a sonorização

De nada vai adiantar criar um congresso de tecnologia para 400 pessoas se “a galera do fundão” não ouvir uma palavra do palestrante, certo? Por isso, mesmo que o local do evento não tenha a infraestrutura adequada para comportar todos os equipamentos que você precisa, invista em uma empresa terceirizada que possa ajudar com essa questão.

A equipe cria um plano de sonorização e iluminação de uma forma que todos os participantes possam ver e ouvir bem todas as atrações do seu evento.

Invista em serviços terceirizados de limpeza e segurança

Lembre-se de que você precisa contratar uma empresa terceirizada especialista em eventos, certo? Então, não deixe de lado a limpeza do pré, durante e pós-evento e também contrate ótimos seguranças para garantir a integridade e organização de todas as pessoas presentes no seu congresso de tecnologia.

Saiba como lidar com imprevistos

Por mais que você tenha tudo esquematizado, é muito natural que aconteçam problemas que não estavam previstos. Por isso, saber lidar com essas situações são fundamentais para construir um evento de sucesso.

É preciso ter jogo de cintura para lidar com fornecedor que se atrasou ou errou o pedido, participantes que criam confusões ou com o palestrante que não conseguiu pegar o voo para participar do congresso de tecnologia. Então, é essencial sempre manter a calma e ser muito ágil em resolver e prevenir problemas.

Neste post, você aprendeu como organizar um congresso de tecnologia. Você gostou do nosso material? Então, aproveite para conhecer mais sobre esse universo fazendo o download do nosso e-book: dicas infalíveis para eventos diferenciados! Boa leitura!

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