Grande parte do sucesso do evento realizado depende da estrutura oferecida: o local deve ter um tamanho adequado para o público esperado, o equipamento de som deve ser de qualidade e deve haver segurança treinada e pronta para contornar possíveis imprevistos. Para evitar problemas de última hora e garantir que dê tudo certo no dia, é essencial contar com bons fornecedores, que proporcionem serviços confiáveis, pontualidade e profissionalismo.
7 dicas para não errar na escolha dos fornecedores
1. Analise a experiência da empresa
A melhor opção para não errar com fornecedores é contratar uma empresa especializada nos serviços contratados. Sempre cheque a experiência da empresa: o tempo de atuação no mercado, o histórico de eventos já realizados e o número de profissionais que trabalham na prestadora de serviços são alguns bons indícios, que ajudam a fazer esta avaliação. É importante conferir também se os fornecedores possuem experiência no tipo de evento a ser realizado.
2. Conte com boas referências
Contar com a opinião de quem já foi cliente da empresa e já produziu algum evento com o fornecedor a ser contratado também é sempre uma boa ideia. Assim, é possível ter uma noção melhor sobre a qualidade dos serviços prestados, dos equipamentos utilizados e de outros elementos importantes, como a pontualidade. Para isso, você pode pedir indicações para amigos e conhecidos ou procurar por depoimentos no site da empresa.
3. Confira os equipamentos disponíveis
Avalie as opções oferecidas pelo fornecedor e a qualidade dos equipamentos que serão utilizados. A empresa possui material suficiente para substituir aparelhos que apresentem algum problema? Existem equipamentos específicos para a área externa, caso o evento seja ao ar livre? A segurança tem os equipamentos necessários para fazer o monitoramento durante o evento? Estes são alguns pontos que devem ser considerados.
4. Avalie a equipe contratada para o evento
O desempenho e a apresentação da equipe que trabalhará no dia refletem no sucesso do evento. Por isso, considere também a experiência e o treinamento dos técnicos de som e de iluminação, dos seguranças e dos demais prestadores de serviço da empresa.
5. Procure flexibilidade
É muito importante contar com fornecedores flexíveis, que se adéquem com facilidade às necessidades do seu evento. Por isso, conte com empresas que ofereçam variedade e que apresentem diferentes soluções para atender suas demandas.
6. Alinhe o planejamento do evento com antecedência
Depois de escolhido os fornecedores do evento, é hora de alinhar toda a programação com as empresas contratadas. Data e horário do evento, testes que devem ser realizados no local e montagem dos equipamentos necessários são alguns exemplos de detalhes que devem ser combinados com antecedência, para evitar atrasos e imprevistos no dia.
7. Peça um contrato detalhado
É muito importante fechar o negócio com um contrato que apresente todos os serviços bem detalhados. Número de funcionários contratados, horários de chegada e saída no evento, os equipamentos que serão utilizados, os uniformes da equipe de segurança e como serão os testes de som e de iluminação são alguns dos termos de serviços prestados que devem constar no documento.
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