Chegando nas épocas festivas de fim de ano, muitas empresas organizam eventos com os seus funcionários. Afinal, é uma época para comemorar as conquistas, fortalecer a afetividade, descontrair e renovar os laços de amizade. Sendo assim, a confraternização de fim de ano chega para qualquer tipo de negócio.
No entanto, é preciso ter atenção e alguns cuidados para que tudo saia conforme o esperado e a festa se torne algo memorável. Do contrário, se você fizer um planejamento ruim, certamente, as suas estratégias terão o efeito arbitrário.
Vamos aprender agora quais são os itens que não podem faltar na sua confraternização de fim de ano? Continue conosco!
1. Determine o público do evento
Primeiramente, determine o público do evento:
- Somente funcionários?
- Diretoria?
- Familiares?
- Imprensa?
- Clientes?
Depois, avalie qual é a melhor data e horário. O local precisa ser pensado estrategicamente para comportar o número de convidados que você espera.
2. Pense nas atrações da confraternização de fim de ano
Quais serão as atrações da confraternização de fim de ano? Terá amigo-secreto? Você vai contratar uma banda para fazer um show? DJ? Palestrante motivacional? Jogos?
As atrações são essenciais e servem como um fator decisivo para o funcionário avaliar se participará (ou não) do evento. Por isso, tenha criatividade e elabore atrações exclusivas para a festividade.
3. Detalhe a infraestrutura necessária
É preciso avaliar o local do evento para conferir qual será a infraestrutura necessária. Por exemplo:
- equipamento de som e luz;
- sonorização;
- tendas;
- mobiliário;
- materiais para a alimentação e bebidas;
- local dos brindes;
- decoração;
- púlpito;
- palco; e
- muito mais!
4. Pense nos brindes da confraternização de fim de ano
Faça orçamentos e escolha brindes interessantes para o público. Afinal, o fim do ano é uma época em que todos conversam na família sobre como foi a festividade na empresa e mostram os seus brindes.
Por isso, investir em presentes interessantes é essencial para mostrar que a sua empresa valoriza o trabalho anual do profissional. Lembre-se de que o brinde deve ser algo útil e que surpreenda as expectativas do colaborador.
5. Conte com o apoio da inteligência em eventos
Se você tem muitos convidados é importante contar com a tecnologia e a inteligência em eventos, como é o caso do Misseg: unidade móvel da Minister que proporciona a segurança e o monitoramento avançado.
O serviço conta com câmeras para gerenciar pessoas, fazer a contagem do público, rastreamento de objetivos, controlar o acesso e muito mais!
6. Seja cauteloso com a limpeza
Convenhamos: não há nada pior do que ir em um evento e se deparar com um local sujo e desorganizado, não é mesmo? Por isso, é fundamental ter uma equipe para a limpeza do pré, durante e pós-evento.
Além disso, é tenha pelo menos uma pessoa em cada banheiro para mantê-lo sempre limpo e cheiroso. Também não se esqueça dos kits de banheiro contendo itens essenciais, tais como:
- sabonete;
- pasta de dente;
- fio-dental;
- enxaguante bucal;
- kit de costura;
- algodão;
- cotonete;
- lixa de unha;
- lenços umedecidos;
- pente e escova de cabelo;
- balas e chicletes;
- remédios para azia e digestão; e
- outros.
7. Pense na segurança dos convidados
Depois de determinar a quantidade de convidados é preciso pensar na logística e na segurança para eventos. A maior parte do público vai de carro? Caso positivo, é preciso ter manobristas para organizar os veículos em um estacionamento. Se o público vai de ônibus é importante contratar seguranças para acompanhar os convidados do ponto até o evento.
Além disso, dependendo da quantidade de convidados, é importante contratar o serviço de brigadistas. Eles atendem em casos de emergência, combatem incêndios e cuidam para que o evento saia conforme o esperado.
8. Tenha atenção com o acesso
O acesso de pessoas no seu evento precisa ser controlado. Pense só: imagine uma única entrada com uma porta de 1 metro para a circulação de 100 pessoas no mesmo horário. Certamente, vai dar bagunça, não é mesmo?
Para que isso não aconteça é importante avaliar bem como será a entrada e a saída das pessoas no evento. Novamente: contratar seguranças é essencial para conduzir o público, evitar tumultos e ainda agilizar a entrada.
9. Contrate uma empresa especializada em eventos
Principalmente se você não tem tempo para a organização (afinal, sabemos que o fim do ano traz diversas correrias), é importante contratar uma assessoria em eventos.
A empresa especializada organiza todo o evento para a sua empresa de uma maneira dinâmica e eficaz. Além disso, eles têm a expertise no segmento e podem propor as melhores soluções.
- Você também pode gostar de ler: veja como funciona a solução de eventos da Minister.
10. Faça contrato com todos os fornecedores
É sempre importante fazer pelo menos três orçamentos de cada item para avaliar qual é o melhor custo-benefício para o seu evento.
Depois, jamais renuncie a assinatura de contratos — por mais que seja uma parte considerada chata e burocrática.
Os contratos servem para garantir que o fornecedor cumprirá com o acordado e também é uma maneira de manter o seu evento bem organizado.
11. Invista em uma boa divulgação
Depois de ter o evento bem planejado é essencial investir em uma boa divulgação. Apenas inserir um cartaz no mural de comunicação interna, não é legal!
Por isso, invista em uma divulgação estratégica: abuse de SMS, newsletter, redes sociais internas, convites impressos e fale com os gestores para incentivarem a participação de todos.
A confraternização de fim de ano também deve ser pauta em todas as reuniões dos funcionários. O mais importante é criar ações para que eles sintam que são importantes e que a confraternização é um momento para a empresa demonstrar o valor do colaborador.
A confraternização de fim de ano é uma das épocas mais esperadas pelos funcionários. Por isso, a empresa precisa organizar com antecedência e planejar uma festividade incrível e memorável. Afinal, é o momento de reconhecer o esforço e o empenho dos colaboradores ao longo do ano.
Neste post, você conferiu algumas ideias para realizar a confraternização de fim de ano na sua empresa. Gostou da ideia? Então, aproveite para conferir quais são os serviços especializados da Minister que podem ajudar nessa trajetória!
