Organizar um evento internacional ou nacional necessita pesquisa, organização, planejamento e até a procura do público-alvo correto para que se atinjam os objetivos. Mas realizar um evento internacional possui detalhes que muitas vezes podem passar despercebidos. Assim, resolvemos organizar os 5 itens para que o seu evento internacional seja relembrado e tenha feito a diferença dentro e fora do país sediado.
Os brasileiros sabem inglês?
Quando ouvimos falar em um evento internacional o primeiro ponto que vem em mente é a questão do idioma. No Brasil, a história da população ter uma segunda língua ainda é uma utopia. Segundo pesquisa realizada pelo British Council, 5% dos brasileiros dominam o inglês. Sendo que esta língua é a segunda mais falada no mundo inteiro, depois do Mandarim, na China.
Assim, quando for realizar um evento dentro do Brasil que seja internacional, deve-se ter consciência disso. Afinal, a maior parte da população e, possivelmente, do público-alvo do seu evento, não possui inglês fluente.
O que não pode faltar em um evento internacional
- Tradutor simultâneo
São eventos como os internacionais – capazes de integrar e misturar culturas – que incentivam a aprendizagem de novas línguas. Assim, para deixar o evento mais dinâmico e compreensível para todos, é essencial ter um tradutor presente no evento. Este tradutor deve ser simultâneo à fala do palestrante.
- Videoconferência
Caso o palestrante decida realizar a palestra por videoconferência, deve haver ou uma tradução ao longo da fala, ou ter realizado a palestra antes para mostrá-la no evento com legenda. Para eventos internacionais a videoconferência é muito usada, principalmente quando os custos para trazer alguém de muito longe estão altos.
Para trazer participantes por meio de videoconferências é importante possuir o aparato técnico necessário. Retroprojetor, caixas de som e internet são essências para que funcione bem. Teste todas estas tecnologias antes do evento começar e já deixe tudo preparado para que não cause nenhum atraso na programação devido a falhas técnicas.
- Convidados Internacionais
Há convidados que conseguem comparecer presencialmente e acrescentam ainda mais informações aos participantes. Assim, opte sempre por personalidades presentes por darem maios credibilidade ao evento.
Ao trazer convidados internacionais é necessário cuidar do local onde ficará hospedado, dar tíquetes para as refeições, passagem aérea e translado. Todos esses itens são cruciais na hora de trazer alguém importante para o evento.
- Hotel conveniado com o evento
Caso o evento dure mais de um dia ou a maior parte de apenas um, é essencial se conveniar um Hotel para que os participantes fiquem hospedados. O mais importante nessas horas é procurar um hotel próximo ao local, para que não se gaste com o translado.
Os convênios com os hotéis podem ser procurados a fim de que patrocinem o evento. Vale buscar hotéis com capacidade para atender um evento internacional e realizar as próprias palestrar por lá também. Além disso, descontos para hospedagem de participantes é uma ótima forma de atrair o público-alvo.
- Funcionários Bilíngues
Em eventos internacionais, é de crucial importância possuir uma equipe que consiga se comunicar bem. Para que isso aconteça é necessário contratar uma equipe de cerimonial que seja bilíngue e que saiba respeitar outras culturas. Só assim será possível manter um bom relacionamento com o público-alvo. Isso porque os funcionários do evento dizem muito sobre o evento. Ter funcionários que falam apenas o português em um evento internacional é inapropriado.
Quando for contratar a melhor empresa terceirizada para o serviço, pergunte sobre a qualificação dos membros da equipe. Desta forma, você terá noção se eles estão ou não capacitados para este tipo de evento.
Tem outras dúvidas sobre eventos internacionais? Mande nos comentários!
