Fevereiro chegou e junto com ele começam a pipocar eventos de Carnaval por todo o país. Pra quem vai cair na folia, não é preciso muito coisa. Com ou sem fantasia, basta escolher os eventos que mais interessam. Mas para quem está por trás de tudo e trabalha na realização das festas, há muitos detalhes para tomar conta. Veja as dicas a seguir para facilitar o seu trabalho.
1. Verifique o seu orçamento
Não adianta nada você sonhar em colocar um trio elétrico na rua, pensar em contratar uma super banda de axé e, na hora de fazer a coisa acontecer, se dar conta de que não tem orçamento suficiente para bancar tudo isso.
Apesar de os eventos de Carnaval parecerem simples, pelo fato de a festa ter um caráter tão espontâneo e popular, realizar um baile ou uma programação na rua tem lá sua complexidade e exigências.
Por isso, analise os recursos financeiros que você tem à disposição para ter ideia de até onde você pode ir.
2. Escolha o lugar
Eventos de Carnaval podem ser realizados em locais fechados ou na rua, e cada um deles tem suas implicações. Se você deseja fazer em um espaço particular, terá que verificar a disponibilidade de espaços, custos de aluguel e avaliar se a estrutura que o lugar oferece atende aos requisitos do seu evento – como lotação máxima, espaços de convivência, banheiros.
Além disso, é importante averiguar quais são as determinações da lei do silêncio no local. Não é porque é Carnaval que está liberado infringir a lei. Também vai ser necessário providenciar alvarás e definir como será feita a cobrança de entrada.
Se a sua escolha for a rua, as exigências podem ser ainda maiores. Com a explosão do Carnaval de rua no Brasil, todo o processo de realização de um evento desse tipo passa pelas prefeituras locais.
É preciso informar a quantidade de pessoas esperadas para o evento, as vias que serão ocupadas, o horário de início e de término e outras determinações que eventualmente sejam exigidas pela prefeitura em questão.
3. Providencie a estrutura
Não tem Carnaval sem música, certo? Por isso, a estrutura de som, palco e iluminação é uma parte fundamental da organização de eventos desse tipo. Escolha bons fornecedores para ter a garantia de que as pessoas vão ouvir bem os artistas convidados, sem interferência de chiados ou outros tipos de falhas.
Cuide também da estrutura de banheiros, comida e bebida. Se for um evento fechado, decida se vai fazer um evento open bar e/ou open food (tomando o cuidado para que o preço do ingresso cubra estes custos) ou se vai ter um bar e um buffet pagos por demanda.
Se for na rua, veja com a prefeitura se haverá autorização para instalar um bar no local; certifique-se também se a estrutura de banheiros químicos será de sua responsabilidade ou se as autoridades tomarão conta disso.
4. Não descuide da segurança dos eventos
Seja fechada ou aberta ao público, sua festa precisa de uma equipe de segurança. Controle de entrada (no caso de eventos pagos), possíveis desentendimentos ou brigas (no caso de ambos os tipos), tudo isso precisa da mediação da segurança para evitar que sua festa dê errado.
É importante apenas que você escolha profissionais qualificados para realizarem o serviço, pois seguranças mal treinados podem dar tanta dor de cabeça quando foliões descontrolados.
5. Defina a identidade da festa
Sua festa vai ser temática? Você vai estimular as pessoas a se fantasiarem dentro de um mesmo tópico ou livremente? Ou vai querer camisetas estilizadas com o nome do evento e da sua empresa? Como vai ser a decoração?
É importante você ter resposta para todas essas perguntas, pois o apelo visual de qualquer festa, mais ainda as de Carnaval, faz toda diferença no resultado final.
6. Divulgue o evento
De que adianta ter esse trabalho todo se, no final, ninguém aparecer, não é mesmo? Por isso, trabalhe bastante a divulgação do evento. Use sua rede de contatos, crie flyers e abuse das redes sociais.
O Facebook e o Instagram hoje são duas ótimas ferramentas para alcançar um público em potencial. No Facebook, você pode criar um evento para atrair as pessoas e publicar todas as informações relevantes.
No Instagram, uma imagem acompanhada das hashtags corretas pode atrair o público que você deseja. E em ambas você pode impulsionar as publicações para atingir ainda mais gente. Com cerca de R$ 50 ou R$ 100 você pode anunciar seu evento para milhares de pessoas se fizer corretamente a segmentação de público.
Para melhorar ainda mais o seu planejamento, aprenda agora como realizar eventos diferenciados.
