Para produzir um evento, é essencial montar um cronograma que seja capaz de auxiliar em todas as parte iniciais, como o público-alvo, qual o tipo de evento, a data, o local, a venda de ingressos, a terceirização de serviços e até mesmo a personalização de convites e decoração do local. Esta organização será fundamental para o bom andamento do evento, além disso, indicará o que falta e o que pode ser feito para melhorar. Siga os 8 passos apresentados abaixo para que você tenha um cronograma infalível e tudo caminhe do melhor modo possível.
Cronograma de evento: como fazer?
- Direcionar o público-alvo do evento
O primeiro passo para a realização de um evento é decidir quem é o público-alvo que se deseja atingir. É essencial para saber quais serão os próximos passos a seguir – como por exemplo, os meios de divulgação, o tema, a banda, o buffet e o local. Quando você já consegue indicar quem é o seu público, consegue traçar um perfil certo que o guiará durante todo o processo de organização.
- Qual será o tipo de evento?
Existem diversos tipos de eventos e cada um deles com objetivos distintos. Quando você consegue escolher entre um deles, como por exemplo, palestra, seminário, show, festival e festa (dentre tantos outros), é possível tomar o próximo direcionamento. É através da escolha do tipo de evento que serão estabelecidos os itens mais importantes para que o tipo de evento escolhido seja cumprido com maestria. Assim, se for uma palestra, logo em seguida vem a escolha do tema, do que é interessante ressaltar, quais as pessoas mais indicadas para conversar sobre o assunto, os brindes, como será a divulgação e também a procura por patrocinadores que se enquadram no evento.
- Escolha da data
Na hora de escolher qual é a melhor data para o evento é essencial analisar primeiro o perfil do público, se é próximo de algum feriado, se ocorrerá algum evento próximo do local (como por exemplo, se for o local for próximo de um estádio que estará acontecendo um jogo ou um outro evento, pois isso poderá influenciar no trânsito e consequentemente na chegada das pessoas), se está marcado algum outro tipo de evento que pode ser concorrente (para isso é importante analisar se o perfil do público-alvo esperado iria ao outro evento) etc. Outro detalhe importantíssimo para a escolha da data é checar se os convidados mais importantes, como a banda, palestrantes, seminaristas, poderão comparecer na data e hora programadas.
- O evento terá venda de ingressos?
É importante decidir se o evento terá ou não venda de ingressos e a partir de então decidir como serão vendidos, os preços e até quando estarão disponíveis para a venda. Outro detalhe: caso o evento seja importante e necessite a presença da imprensa, precisam ser enviados releases para os meios de comunicação que se interessariam pelo assunto abordado ou pelo evento, e assim deixar um espaço e determinar datas para que façam o credenciamento. Assim, fica mais fácil organizar o local onde estarão assentados e, claro, ter um guia na hora de fazer o clipping do evento.
- Local do evento
Deve-se escolher um local que combine muito bem com o tipo de evento. É importante analisar a quantidade de público que se espera, desta forma conseguirá aliar a quantidade para conseguir um local em que tudo fique aconchegante, nem com muito espaço para poucas pessoas, nem com pouco espaço para muitas. Logo, é essencial também que fique próximo a pontos acessíveis aos convidados. Se o perfil do público utiliza transporte público, é interessante procurar um local que seja mais acessível.
Caso seja um público mais adulto e utiliza meio de transporte próprio ou táxi, as preocupações se voltam à distância do local para o aeroporto, em caso de palestras importantes em que outras pessoas venham de fora da cidade, e também da proximidade com um hotel. Quando há necessidade das pessoas envolvidas com o evento procurarem um hotel para se instalarem, é importante realizar uma parceria com um hotel para que os convidados ganhem desconto ao se instalarem lá, ou que o evento aconteça no próprio hotel.
Assim, é essencial também pensar na hora em que o evento ocorrerá, a fim de auxiliar as pessoas que virão de outros locais.
- Contratação de serviço terceirizado
Para realizar um evento, é essencial a contratação de um serviço terceirizado para a limpeza, buffet, segurança, recepção, auxiliar de organização, garçons, entre outros profissionais fundamentais para a boa realização do mesmo. Para isso, é interessante pensar em uma empresa que seja influente e preste um serviço de terceirização memorável.
- Criação de arte para o evento
Um evento personalizado e com uma identidade própria faz toda a diferença, pois se torna algo muito mais lembrado e, até mesmo, chamativo. Para isso, é essencial procurar um designer que entenda do segmento de evento, assim ele conseguirá projetar algo do modo como imaginou. É interessante ressaltar que a criação de uma arte para o evento poderá demorar e contará com o auxílio de todo um planejamento anterior já realizado como a data, o local, o preço dos ingressos e até as cores escolhidas. Além disso, a criação de press kits para divulgar o evento para a imprensa e também a criação de folders para a divulgação.
- Escolha da decoração do local
Cada evento possui uma particularidade diferente na decoração e isso deve ser um quesito essencial na hora de fazer o cronograma do evento. Isso se deve ao fato de conter detalhes que podem ser bem personalizados, como banners, placas de indicação de banheiros, entrada, saída da emergência e locais acessíveis a pessoas com deficiência. Além disso, vale lembrar das cores escolhidas para a realização das artes para o evento e realizar uma decoração investindo nas mesmas cores.
O que acharam das dicas para montar a primeira parte do seu evento? Quais as dúvidas que encontraram no decorrer do processo? Mande nos comentários ou entre em contato com a gente!
