O evento pode ser corporativo, educacional ou social. Para ter sucesso, ele requer tempo e olhar apurado para os detalhes. Pensando nisso, decidimos compartilhar com você um pouco da nossa experiência por meio de algumas questões simples, mas essenciais para a produção de um evento memorável. Confira!
9 detalhes que todo evento deve ter
1- Mailing
Se há um ingrediente-chave para o sucesso na produção de um evento, esse elemento é o networking. Procure manter contato com fornecedores, clientes e amigos. Crie um registro de dados básicos como e-mail e telefone, o chamado mailing. Com esses dados em mãos, você pode enviar materiais informativos e, principalmente, enviar questionários simples com perguntas sobre as percepções do público do evento. Assim, você poderá receber considerações importantes, que vão melhorar a sua prestação de serviços e aumentar a satisfação dos seus clientes.
2- Boa recepção e atendimento
Há inúmeras empresas no mercado que prestam serviços de recepção e atendimento para eventos. No entanto, em meio a várias ofertas, fica mais difícil “acertar a mão” na escolha desses profissionais. Portanto, você deve entrevistar os prestadores desse serviço e observar se possuem algumas características, que são:
- Atenção;
- Educação;
- Pontualidade;
- Boa vontade;
- Bom humor;
- Simpatia.
3- Atenção à legislação
É muito comum produtores se esquecerem ou ignorarem a legislação sobre a produção de eventos. Para não correr riscos desnecessários, vale conhecer as principais leis que regem o campo, confira:
Lei Geral do Turismo (Lei nº 11.771): estabelece, entre outras coisas, que apenas empresas organizadoras de eventos podem exercer atividade no setor. Reconhece o setor de eventos como uma atividade econômica na cadeia produtiva do turismo nacional;
Acessibilidade de deficientes físicos (Lei nº 10.098): portadores de deficiência ou pessoas com alguma limitação de mobilidade têm o direito de se locomover em locais de eventos com conforto e praticidade. A lei traz diversas determinações aos organizadores, como não colocar barreiras e obstáculos nos espaços e oferecer caminhos alternativos para quem é portador de deficiência.
4- Espaço seguro
Elabore uma planilha com informações sobre itens que devem ser verificados no local da realização do evento. Os itens mais importantes a serem conferidos são os de segurança, como extintores de incêndio e saídas de emergência.
5- Buffet saudável
A qualidade do buffet é fundamental, por isso, já pensou em adotar uma dieta saudável para as pessoas que não abrem mão de comer bem? Evite exageros na oferta de itens muito calóricos. Vale a pena até investir em uma consultoria nutricional. Outro detalhe muito importante: você deve informar ao público o que será fornecido por meio dos materiais de divulgação.
6- Água suficiente
Água não pode faltar em seu evento de jeito nenhum. Todas as pessoas devem ter o líquido à disposição, pago ou não. O cálculo que costuma ser realizado é de 200 ml por pessoa.
7- Limpeza dos banheiros
O local mais importante de se manter limpo durante todo o evento é o banheiro. Quando seu público encontrar esse tipo de ambiente limpinho e agradável, ele vai levar uma ótima impressão para casa. Para isso, contrate um suporte em tempo integral, com materiais de limpeza específicos.
8- Acústica boa
Uma boa música é essencial para deixar o ambiente do evento agradável. Se o seu evento contar com a apresentação de uma banda, atente-se à acústica do local na hora da escolha. Além disso, deve-se observar a facilidade para passagem de cabos elétricos e a entrada de equipamentos.
9- Atenção às novidades
Estar atualizado sobre as novidades é muito importante para a organização dos seus eventos. Tecnologias que ajudam a organizar e até mesmo baratear produções surgem a todo momento. Além disso, você deve facilitar a vida do seu público, que está integrado a essas tecnologias.
Conclusão
Como você deve ter reparado, muitas são as preocupações na hora de realizar um evento. Uma ótima maneira de garantir que nada deixará a desejar é contratar empresas especializadas nesse tipo de organização. Elas se atentam a todos os detalhes de maneira eficiente, proporcionando segurança e sucesso a esse tipo de iniciativa.
E então, o que achou da nossa lista? Quais são os principais cuidados que você toma na hora de organizar um evento? Deixe um comentário!
