Eventos podem ser uma ótima maneira de você conectar sua empresa com o público-alvo, clientes e possíveis parceiros, divulgar sua marca e, com isso, atingir mais rapidamente seus objetivos e otimizar os resultados do seu negócio. No entanto, há uma verdade inconveniente nisso tudo: o custo alto em eventos.
Seja uma festa para lançamento de produtos, um seminário com especialistas ou um encontro com a imprensa, tudo isso pode acabar gerando prejuízos para as contas da sua empresa se você não se atentar para o risco de custo alto em eventos. Para não cair nessa armadilha, atente para o seguinte:
1. Planejar deve ser sempre o seu principal mantra
Na administração da sua casa ou do seu negócio, certamente você já sabe que se não fizer um planejamento financeiro e estratégico, as coisas não vai sair como o esperado. Não é diferente com a organização de eventos. A fim de reduzir o custo alto em eventos, é fundamental que você foque em planejamento, e que isso seja feito com antecedência.
Liste os objetivos do evento, enumere todos os gastos com estrutura, logística e pessoal, trace um cronograma, coloque tudo em uma planilha e monitore periodicamente para certificar-se de que as coisas não estão saindo do controle.
2. O custo alto em eventos também está nos detalhes
Talvez você tenha reservado uma parte do seu orçamento para realizar um evento, mas isso não é o bastante para garantir o controle das contas. Não adianta querer compor um todo sem entender a soma das suas partes.
Explicando: um evento não é apenas um evento, ele é a soma do local, do pessoal que fará segurança, limpeza, dos fornecedores de alimento, iluminação, da divulgação. Tudo isso obrigatoriamente entra na conta final e pode agravar o custo alto em eventos se não for pensado de antemão.
3. Flexibilidade é essencial
Como você aprendeu no primeiro tópico, planejamento é a palavra de ordem para não ter problemas com o custo alto em eventos. Mas esta palavra faz ainda mais sentido quando combinada com outra: a flexibilidade. Ter um plano antes de começar é um passo importante para o sucesso, mas ser capaz de alterá-lo caso seja necessário faz mais diferença ainda.
É preciso estar pronto para lidar com imprevistos, por exemplo. Nenhum local tem agenda disponível para receber seu evento na data pensada inicialmente? Tenha, então, outras datas pré-programadas no seu cronograma.
A capacidade de se ajustar a novas condições à medida que demandas forem surgindo também é necessária. Inicialmente, a ideia era fazer um evento para 100 convidados, mas você percebeu que esse número terá que ser ampliado para incluir parceiros importantes? Esteja preparado para cobrir os custos que isso implica.
4. Fazer um evento não custa só dinheiro
Não pense que o custo alto em eventos reside apenas na questão financeira. Isto é uma verdade, como você pode perceber pelos tópicos anteriores, mas não é só isso. Além de capital financeiro, é preciso mobilizar também capital humano e capital cultural para fazer um evento acontecer na prática.
Para que tudo aconteça como planejado, é preciso designar uma equipe para tomar conta de toda a organização. Você tem funcionários exclusivos para isso? Ou terá que sobrecarregar alguém da sua equipe, que terá que se dividir entre o evento e a realização das tarefas diárias, prejudicando o andamento de ambas?
E caso você opte por trabalhar com colaboradores internos, essas pessoas têm experiência na realização de eventos ou vão fazer tudo na base do feeling? Considere todos os custos financeiros e não-financeiros que isso pode acarretar para o seu evento e para a sua empresa.
5. Considere terceirizar
Saber delegar, e delegar bem, é uma regra de ouro na gestão de um modo geral. Por que não deveria ser assim também para a realização de eventos, não é mesmo? Em muitas situações, delegar a tarefa a uma empresa especializada, com larga experiência e expertise no setor, pode ser o melhor caminho para evitar o custo alto em eventos.
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