Infelizmente, a famosa Lei de Murphy existe. E ela sempre estará rondando as organizações de eventos mundo afora. É um fornecedor que fura, funcionário que fica doente, aparelho que quebra, decoração que atrasa… Tudo pode acontecer quando se trata de eventos.
Agora você vai descobrir como evitar que seu evento dê errado caso aconteça algum imprevisto. E eles vão acontecer.
Planejamento ideal
Antes de sair contratando várias pessoas e serviços, você precisa ter no papel alguns pontos muito importantes para que o evento seja um sucesso. São eles: objetivo, público, verba, equipe e divulgação. Coloque todos esses pontos, descritos detalhadamente, em uma planilha. Assim, você consegue ter uma visão geral de como será o evento e do que irá precisar para a sua realização.
Para que esta planilha seja prática, divida-a em 3 partes: pré-produção, produção e pós-produção. Tenha também um cronograma preciso e com certa flexibilidade. Desse jeito fica mais fácil lidar com os imprevistos.
Observe a data do evento
Imagine se o evento está ocorrendo a mil maravilhas, mas aí começam a surgir pessoas por todos os cantos e, de repente, vem muito mais gente que o programado.
Para prever isso não é muito fácil, mas dá para ter uma ideia. Basta observar a data do evento e verificar se não estará ocorrendo nenhum outro evento parecido por perto, ou então, se a data do grande dia é perto de final de semana ou feriado. Leve em consideração também o horário.
Avalie o local do evento
Com base em tudo o que foi planejado até agora, está na hora de definir o local do evento. Essa escolha pode ser a peça chave para o sucesso dele. Faça a escolha não apenas baseada na verba que você tem para gastar, mas também no público que vai o frequentar, o acesso, o tamanho, o estacionamento etc.
Planeje as equipes
Você também precisa planejar as equipes que serão contratadas: garçons, buffet, seguranças, manobristas, hostess. Faça sempre um contrato com os fornecedores para que eles cumpram com o prometido. Desse jeito, fica mais difícil eles descumprirem algum acordo. Uma boa ideia é contar com serviço terceirizado de confiança!
Tenha checklist
Como você sabe, qualquer evento – pequeno ou grande – tem uma série de detalhes para se organizar. Para que você não se esqueça de nenhum é sempre bom ter um checklist. Assim, você pode acompanhar cada etapa da organização do evento de perto e verificar o que ainda está faltando para cumprir.
Pense no Plano B
Com tudo isso planejado com antecedência, as chances de alguma coisa dar errado são mínimas, mas lembre-se da Lei de Murphy. Portanto, para cada acima, crie um plano B. Dessa maneira, se algo der errado, não vai te pegar de surpresa e você saberá o que fazer para consertar.
Então, agora que você já tem conhecimento do que fazer para evitar que seu evento seja uma catástrofe, faça um bom planejamento e um bom plano B, assim, seus eventos sempre serão um sucesso.
Já aconteceu alguma coisa de errado em um evento seu por falta de planejamento? Saiba que contar com uma ótima equipe terceirizada é uma forma eficaz de evitar que imprevistos aconteçam, por isso, conte com a Empresas Minister!
