Você está organizando um evento e pensou em todos os detalhes importantes no pré, durante e pós-evento. Agora, questionamos: você montou um bom planejamento para evitar problemas no controle de acesso?
Perguntamos isso porque, muitas pessoas pensam que nada de ruim vai acontecer no evento. Claro, o otimismo é fundamental, no entanto, é preciso considerar que prevenir é melhor que remediar, você concorda?
Pensando em evitar conflitos entre os participantes, furtos, violência, transtornos e até mesmo atos terroristas, preparamos algumas dicas para ajudar no planejamento e evitar erros no controle de acesso. Vamos lá?
Invista em ingressos que não possam ser falsificados
Conte com a ajuda da tecnologia para fazer o credenciamento dos seus participantes, bem como vender ingressos. É importante investir em um produto em que pessoas mal-intencionadas não possam falsificar.
Atualmente, existem diversas alternativas para evitar que isso aconteça. Pesquise qual é a opção que apresente o melhor custo-benefício para o seu evento e tenha a certeza de que somente pessoas autorizadas possam entrar na festa.
Tenha um bom planejamento para a entrada e a saída dos participantes
Primeiramente, é preciso ressaltar que você só deve inserir no local do evento a quantidade de pessoas que o ambiente suporta. Por isso, confira o número de pessoas no alvará de localização do espaço e venda somente ingressos para essa quantidade.
Isso porque, a superlotação é um assunto sério e que precisa ser evitada. Afinal, em caso de qualquer acidente as pessoas precisam ser rapidamente evacuadas do espaço (sendo necessário ter portas e saídas suficientes para aquela quantidade de convidados).
Instale catracas de acesso
Os grandes eventos costumam ter filas grandes e isso atrapalha tanto na hora da organização quanto influencia na experiência do público. Afinal, ficar trinta minutos aguardando em uma fila para entrar no evento não é agradável.
Por isso, uma alternativa para agilizar esse processo é a instalação de diversas catracas (a quantidade varia de acordo com o número do público, afinal, não adianta instalar três catracas para a entrada de duas mil pessoas!).
Além de otimizar a entrada você controla o número de pessoas. Aqui, você também pode instalar outros dispositivos como detectores de metal e também câmeras. Assim, há o registro da entrada de todos os participantes e ainda há a certeza de que ninguém entrou com um objeto perigoso.
Inicialmente, pode parecer algo burocrático, no entanto, isso garante a satisfação do seu público. Isso acontece porque ele percebe que a empresa organizadora cuidou dos mínimos detalhes para garantir a sua integridade física. Além disso, instalar catracas de acesso evita que pessoas não autorizadas entrem no evento.
Ofereça treinamento adequado para toda a equipe
Nada pior do que ir em um evento e a equipe de trabalho estar perdida, não é mesmo? Principalmente em grandes festividades isso não pode acontecer. Todos os funcionários precisam estar bem informados sobre tudo o que acontece no evento. Assim, quando um convidado faz uma pergunta ele sabe responder.
Isso demonstra que a equipe é qualificada em atender ao público e proporciona a ele uma ótima experiência. Além disso, quando acontece algum problema no evento a equipe é treinada para ser proativa e agir rapidamente, conduzindo as situações da melhor maneira possível.
Sendo assim, tanto o controle do acesso quanto o restante do evento é realizado com qualidade, proporcionando mais credibilidade para a sua empresa. Então, não hesite em contratar uma equipe qualificada e eficaz para conduzir o evento, está bem?
Terceirize a contratação do serviço de controle de acesso
Outra alternativa interessante para evitar erros no controle de acesso em grandes eventos é contratar uma empresa terceirizada especializada nesse serviço.
Essas empresas já têm uma equipe qualificada e os equipamentos adequados. Além disso, já têm conhecimento sobre todos os procedimentos padrões em casos de problemas e agem sempre garantindo a segurança de todos os convidados — e claro, evitando ao máximo constrangimentos.
Outra vantagem é que você não precisa se preocupar em selecionar os melhores seguranças para a sua festa, reduzindo o tempo no recrutamento e seleção. Contratando uma empresa terceirizada o seu problema já está resolvido. Assim, você pode focar em outras ações estratégicas para o seu evento.
Invista na vigilância do seu evento
Contrate vigilantes para controlar o controle de acesso e circular no seu evento e para que eles possam ficar de olho em qualquer situação suspeita que possa prejudicar o andamento do seu evento quando o assunto é segurança.
No entanto, é preciso considerar que é necessário contratar pessoas qualificadas, ou seja, autorizadas pela Polícia Federal. Dessa maneira, há a certeza de que os profissionais são qualificados e devidamente treinados para atuar na segurança.
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Invista no CCTV para evitar erros no controle de acesso em grandes eventos
Grandes eventos precisam ser monitorados o tempo inteiro, certo? Afinal, qualquer descuido pode terminar em tragédia. Por isso, uma alternativa interessante é investir no closed-circuit television (CCTV), um sistema televisivo que distribui sinais de câmeras localizadas em determinados espaços.
Dessa maneira, a vigilância acontece durante todo o seu evento, informando o que está acontecendo em todas as áreas (principalmente as mais críticas como é o caso da frente do palco).
O monitoramento eletrônico permite que as imagens sejam acessadas remotamente por qualquer dispositivo móvel por meio de um aplicativo. Você também pode ter uma sala exclusiva com uma pessoa qualificada para monitorar as câmeras e anunciar se há algo suspeito.
Saber como evitar problemas no controle de acesso em grandes eventos é garantir que o seu público estará seguro. Além disso, isso melhora a credibilidade da sua empresa e você tem a certeza de que toda a festa está sendo monitorada e controlada por profissionais qualificados em segurança. Sendo assim, a alternativa mais interessante é contratar uma empresa especializada no assunto.
Você gostou das nossas dicas? Se você se interessou pelo assunto, que tal saber mais sobre como funciona contratar uma empresa para realizar o controle de acesso? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas agora mesmo!
