Congressos são encontros que podem estimular e engrandecer você e sua empresa. Estudantes, pesquisadores e professores discutem teses e desenvolvem seus trabalhos científicos em congressos. Entidades de classe e órgãos representativos fazem suas análises e planejamentos com vários representantes reunidos para aprimorar suas profissões e a sociedade. É também em congressos que empresas de uma mesma área (saúde, tecnologia, comunicação, etc) do mundo todo se reúnem, conhecem novos clientes e parceiros e ampliam seus negócios.
Para que tudo isso ocorra e traga resultados positivos para os participantes do congresso, é preciso muito planejamento e organização, combinando a visão do todo e a atenção aos menores detalhes. Para ajudá-lo nesta tarefa, apresentamos nesse post 6 dicas importantes para um congresso de qualidade.
6 pontos importantes na organização de um congresso
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Programação
O sucesso de um congresso deve começar na elaboração de uma programação que pareça impecável e excelente aos participantes, para atrair um público que seja grande e interessado ao mesmo tempo. É a programação que ampliará os conhecimentos do pesquisador, a capacidade de articulação dos órgãos reunidos e a rede de contatos das empresas participantes.
Para isso, o congresso deve reunir os melhores expositores, deixar sua marca no público participante e buscar ainda, com uma programação de qualidade, atrair a atenção do restante da sociedade.
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Pontualidade
A pontualidade transmite ao público organização e respeito com o seu tempo e a sua presença, mantendo-o atraído pela programação. Atrasos e ausências frustram os participantes, que vão deixando de acompanhar as discussões na medida em que o congresso avança – ou tenta avançar. Para que o público também seja pontual, os organizadores devem distribuir aos participantes, manuais com a programação completa do evento.
Como imprevistos sempre podem acontecer, é importante comunicá-los ao público, para que ele possa redefinir sua agenda no congresso.
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Uso de tecnologia
Para informar e manter o público atraído, as apresentações não devem ser maçantes, mas pedagógicas e acessíveis. Há diversas tecnologias que podem facilitar a exposição do conteúdo, ampliando a absorção dele pelos participantes. Utilize equipamentos de vídeo, projeção de slides, músicas, fotografias, etc, além de aparelhos de tradução simultânea, para os casos de expositores estrangeiros. Teste previamente todos os equipamentos que serão utilizados.
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Confraternização
O congresso não é formado apenas pelo que apresentam os expositores. Nos intervalos, discussões são feitas, redes de contatos são ampliadas e negócios são realizados. Dedique um tempo na programação do congresso para que isto ocorra. As confraternizações são ainda o momento em que os participantes descansam, tomam um café e conversam. Reserve, então, um lugar bonito no espaço em que se realiza o congresso para que isto ocorra.
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Avaliação e retorno
Os congressos sucedem-se uns aos outros, em intervalos que podem ser de 1, 2 ou mesmo de 4 anos. Para que haja evolução e melhoria dos mesmos, e para demonstrar que a opinião dos participantes é importante para o congresso, recolha avaliações, opiniões, críticas e sugestões, que serão levados em consideração na organização do próximo.
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Contratação de serviço especializado
Como os congressos são cada vez maiores e mais complexos, considere contratar os serviços de uma empresa especializada em organizar eventos. Esta empresa realizará todas as tarefas necessárias para que o congresso ocorra, desde o planejamento, execução e avaliação, até o fornecimento de hospedagem, alimentação e infraestrutura aos participantes.
Estas dicas foram uteis para você? Acesse o site da Minister e saiba como organizar os melhores congressos e eventos para sua empresa!
