Contratar fornecedores e atrações, negociar os melhores preços e condições de pagamento, ver custos e ganhos, tudo isso faz parte da temida organização financeira de um evento. Essa organização deve ser bem orquestrada para que você não saia no prejuízo e coloque tudo a perder. Para não falhar nesse sentido, é preciso estar atento a um grande número de aspectos relevantes e principalmente, possuir um estruturado planejamento financeiro.
Quer algumas dicas de como manter uma organização financeira infalível no seu evento? Então confira!
Realize um planejamento estratégico
O primeiro passo do longo caminho de um evento bem-sucedido é o planejamento. Você deve analisar todas as informações que têm disponíveis e considerar os possíveis desafios que certamente vão aparecer pelo caminho. É claro que, nem todos os problemas podem ser previstos com antecedência, mas, estar preparado para o que está por vir pode auxiliar e muito em cada situação. Muitas vezes adequar as ideias do cliente com o dinheiro disponível em caixa é o maior desafio do produtor de eventos, pois os custos podem ser altos e, convenhamos, dar um passo maior que as pernas pode não ser o melhor negócio nesse momento.
Saiba quanto o cliente está disposto a pagar
Buscar compreender os desejos e as necessidades de seu cliente é um fator muito importante na organização financeira do evento. É preciso utilizar o diálogo para perceber o que realmente ele quer e o quanto está disposto para que isso seja possível. Não procure interpretar as suas vontades, realmente as entenda para que não haja problemas futuros. Faça uma lista com todas as solicitações do cliente para posteriormente analisar se com o dinheiro disponível em caixa será ou não um negócio viável. Esse aspecto é importante, pois de nada adianta um evento bem-sucedido do ponto de vista financeiro, no qual o cliente não ficou satisfeito.
Distribua corretamente os gastos
A distribuição dos custos deve sempre manter mais ou menos uma determinada média, ou seja, não gaste excessivamente com fornecedores enquanto o aluguel do local do evento ainda nem foi pago. Tente manter os percentuais de gastos referentes a cada um dos itens, de forma similar, utilizando sempre uma planilha de despesas, para que nada saia do controle. Registre inclusive os pequenos gastos diários que você pensa ser irrelevantes, mas que no fim das contas causam impacto no orçamento total. Manter um controle físico do caixa disponível é fundamental para um sistema financeiro organizado.
Organize-se do início ao fim
Desde o planejamento, passando por todas as outras fases da preparação do evento, é importante que você mantenha sempre a organização de todos os dados colhidos até o momento. O planejamento, por exemplo, é fundamental para um evento, mas se ele for realizado sem organização, não será útil em situação alguma. Esteja organizado desde o primeiro até o último dia em que houver envolvimento com o evento, seja profissional acima de tudo, demonstre para seu cliente que nada está sendo feito de forma desordenada.
Encare o desafio e esteja preparado para o que estiver por vir. O controle financeiro de seu evento deve ser realizado com extrema cautela, para que a recompensa de seu trabalho duro possa refletir na satisfação do cliente após a realização do evento!
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