A festa de fim de ano da empresa costuma ser uma das mais aguardadas pelos colaboradores da companhia. Afinal, esse é o momento de relaxar depois de um ano de muita entrega e trabalho duro. Entretanto, organizar uma celebração adequada torna-se uma tarefa difícil para alguns gestores, considerando todo o trabalho que envolve esse evento.
Sabendo disso, hoje decidimos trazer um texto com dicas interessantes de organização de eventos. Assim, sua festa de fim de ano empresarial será um sucesso e agradará a todos.
Como organizar uma festa de fim de ano da empresa?
Faça todo o planejamento com antecedência
A princípio, há um erro muito comum cometido pelos responsáveis por organizar a festa de fim de ano empresarial. Esse erro consiste em decidir fazer tudo de uma vez quando a celebração está próxima.
Acontece que, nessa situação, você perde o poder de escolha, já que todos os buffets e salões já estarão alugados. Além disso, os fornecedores precisam de tempo hábil para atender às suas solicitações de comes e bebes, por exemplo. E isso é especialmente verdadeiro em casos de grandes encomendas.
Fora isso, ao decidir os detalhes em cima da hora, sua empresa também perde o poder de barganha. Os fornecedores que aceitarem essas encomendas sem aviso prévio provavelmente cobrarão um valor mais alto do que o normal.
Segurança é fundamental
Em suma, contratar uma empresa capaz de proteger o perímetro e todos os convidados pode fazer a diferença. Embora a festa de fim de ano empresarial seja um momento de descontração, a segurança precisa vir em primeiro lugar.
Além disso, essas comemorações costumam ser restritas aos funcionários da empresa. Assim, é preciso garantir que ninguém que não seja convidado tenha acesso ao estabelecimento.
Por fim, a empresa de segurança ficará responsável por orientar os presentes contra os riscos do local. É trabalho da contratada mantê-los longe de áreas perigosas e/ou restritas.
Defina o quanto sua empresa pode gastar
Determinar o orçamento da festa de fim de ano empresarial é um passo importante, que precisa ser tratado com cautela. Do contrário, sua empresa pode vir a assumir débitos enormes e que serão um problema no futuro. Assim, quando falamos em orçamento, o ideal é trabalhar com três possibilidades: positiva, realista e negativa.
Na primeira possibilidade, a positiva, sua empresa estipula um valor e ao final acaba gastando menos do que imaginava. Diversos fatores podem contribuir para esse cenário, como descontos e parcerias, por exemplo.
No cenário realista, o valor ajustado no planejamento do evento consegue cobrir todos os custos adequadamente. Nesse caso, é desnecessário furar o teto de gastos.
Por último, a conjuntura negativa é a pior que pode acontecer durante a definição do orçamento. Nessa situação, os valores despendidos ultrapassam o teto estabelecido pela empresa, sendo necessário realizar alguns cortes.
Comidas e bebidas
Como sabemos, bebidas como champanhe e vinho frisante fazem parte das tradicionais celebrações de final de ano há muito tempo. A boa notícia é que elas também combinam com sua festa de fim de ano empresarial.
Logo, é essencial contar com um bom fornecedor, que providencie comida e bebida de qualidade. Também é preciso pensar na forma como esses produtos serão estocados e refrigerados – evite servir bebidas quentes e alimentos frios.
Por último, certas comidas possuem significados em algumas religiões. A lentilha, por exemplo, simboliza o sucesso, e o peixe, a fertilidade. Mesmo que algumas pessoas não compartilhem dessas crenças, ainda assim vale investir nesses alimentos.
Fogos de artifício
Frequentemente, os shows de pirotecnia são mais comuns nas viradas de ano. Entretanto, você pode trazer esse espetáculo para sua festa de fim de ano empresarial.
A preocupação, porém, precisa ser com a segurança dos convidados. Desse modo, certifique-se de que o espaço reservado para a festa permite esse tipo de atração. Ademais, garanta que o manuseio desses itens seja feito somente por profissionais capacitados.
Lista de convidados fechada
Quem serão as pessoas permitidas na festa de fim de ano empresarial que você está promovendo? Somente os colaboradores? Familiares também poderão participar?
Assim como casamentos e festas de criança, o número de convidados impacta diretamente o valor gasto na comemoração. Afinal, quanto maior o público, maior será o espaço, a quantidade de comida, de bebida e de brindes.
Uma ideia interessante e que pode cobrir alguns custos é vender ingressos para pessoas que não estão na lista. Ou seja, amigos e parentes próximos dos funcionários, caso queiram participar da festa, terão de comprar uma entrada.
Defina o tema
Esse é um detalhe extremamente relevante, mas que acaba passando despercebido ao organizar a festa de fim de ano empresarial. Em síntese, a decoração é responsável por deixar o ambiente mais agradável aos olhos dos convidados. Use cores leves e que estejam de acordo com o momento.
É possível ainda que você prefira planejar um evento temático. Temas como “festa anos 80” costumam agradar nesses casos.
Conclusão
A festa de fim de ano empresarial, de fato, é um grande evento para colaboradores e gestores da companhia. Portanto, lembre-se de seguir as dicas deste artigo para que tudo saia conforme o planejado.
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