Congresso é uma boa oportunidade para aumentar a rede de contatos, fortalecer a marca da empresa e adquirir mais conhecimento sobre uma área específica. Esse é um evento formal em que, geralmente, são realizadas palestras, apresentações e conferências com especialistas convidados. Para que tudo flua da maneira esperada e o congresso deixe uma impressão positiva em quem participou do evento, é preciso um excelente planejamento. Confira neste post dicas infalíveis para atingir estas metas!
Como organizar um congresso de sucesso
Valorize a programação
A primeira dica para caprichar na organização é criar uma ótima programação! Quem participa do congresso espera adquirir mais conhecimento durante o evento. Para garantir que isso aconteça é preciso montar uma grade de palestras e apresentações que tenham conteúdo relevante e interessante sobre o tema do congresso. Contar com bons nomes de especialistas e profissionais da área também é importante para atrair o público durante a divulgação do evento.
Tenha pontualidade
Para que o evento transmita uma imagem de organização, é essencial que haja pontualidade. Também é importante que cada participante receba a programação com os horários do congresso, assim eles podem se organizar para não perder nenhuma apresentação de seu interesse. As palestras e outras ações programadas devem acontecer na hora marcada, caso aconteça algum imprevisto os convidados devem ser avisados o quanto antes. Que tal criar uma página no Facebook ou usar um aplicativo para facilitar essa comunicação?
Invista em equipamentos
Quanto mais didáticas forem as apresentações, melhor. Por isso, é importante incentivar o uso de materiais como vídeos, slides criativos e outros recursos que ajudem a deixar a exposição mais interessante e atrativa. Equipamentos que possibilitem esse tipo de exibição devem estar instalados e prontos para serem utilizados no dia do congresso. Não esqueça de testar cada aparelho, para que não aconteçam atrasos ou falhas na hora da apresentação.
Ofereça momentos para confraternização
Não esqueça que o congresso também é uma oportunidade para aumentar o networking. Os momentos de descontração são ideais para isso. Na programação devem estar também as pausas para o café, momento em que os convidados podem relaxar e confraternizar com os colegas de profissão que também estão participando do evento. Escolha um local espaçoso e confortável para fazer o coffee break e lembre de oferecer uma boa variedade de lanches e bebidas, como água, suco e café, para garantir a satisfação dos participantes.
Busque por uma empresa especializada
Caso sua empresa não seja especializada em organização de eventos, considere contratar uma que tenha experiência no assunto. Assim você garante que tudo seja organizado da maneira adequada para um congresso de alto padrão. Contar com os melhores profissionais para cuidar da limpeza, segurança e alimentação é o segredo para um evento de qualidade!
Peça um feedback
No final, peça a opinião de quem participou e anote sugestões, críticas e elogios. Essa é uma ótima maneira de descobrir quais são as melhorias que podem ser feitas em eventos futuros do ponto de vista de quem foi convidado para o congresso.
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