Quem produz eventos não pode nem pensar em estourar o orçamento, e para não ficar no vermelho é preciso ter muita organização. São tantos detalhes que se você não se organizar perderá o controle e nada sairá do modo esperado.
Antes de tudo você precisa entender como ocorre a construção de um evento tão importante. O ideal é atingir um equilíbrio entre o orçamento e as necessidades de cada evento para que o mesmo tenha o sucesso esperado.
Não se esqueça de fazer um levantamento de informações para criar um orçamento realista. Também é recomendável verificar eventos anteriores do mesmo estilo para não cometer os mesmos erros e ter noções dos gastos. Veja abaixo algumas dicas para não estourar o orçamento do seu evento.
Dicas para se manter no orçamento
1- Faça um planejamento:
O que pretendo fazer? Quanto posso gastar? Qual será a minha equipe? Como será a divulgação?
2- Prevenção
Pense previamente em todos os gastos, caso ocorra algum imprevisto você saberá como agir. Defina seus eventuais gastos com base em valores que permitam pagamentos tranquilos, para que você não precise comprometer o pagamento de outras coisas por causa do preço de outra despesa.
Faça vários orçamentos e pesquise vários locais antes de fechar os serviços necessários.
3- Preciso comprar isso mesmo?
É tentador gastar com coisas atraentes, como aparelhos de última geração e muitas outras tentações. Porém a necessidade do seu evento deve ficar em primeiro lugar na sua lista de prioridades. Gaste com consciência, pense no que pretende comprar e veja se isso é útil para o momento. Isso te ajudará a economizar dinheiro e espaço.
4- Mantenha os pés no chão
Faça o que está ao seu alcance. Não pense em um evento de proporções gigantes se você não tem verba para isso.
5- Organização do início ao fim
Produzir um evento é muito trabalhoso, não é? Busque uma alternativa que facilitará seu trabalho. É o caso de planilhas financeiras, que servem para que você mantenha todos os gastos e custos devidamente organizados. Desse jeito, você poderá acompanhar o andamento financeiro com menos estresse.
Por que usar planilhas?
Criar uma planilha de planejamento financeiro é uma das melhores opções para quem quer se organizar antes, durante e após um evento. Com uma planilha fica muito mais fácil você controlar as despesas e assim diminui suas chances de ultrapassar o orçamento disponível para a realização do evento.
Veja algumas vantagens de usar planilhas:
As planilhas servem para organizar e registrar todo e qualquer custo com a produção. Lembre-se de mantê-la atualizada e salva em vários lugares, caso você tenha algum problema com seu computador não perderá todos os registros. Além disso, elas podem ajudar a realizar cálculos e melhorar a produtividade.
Como você lida com muitos dados, é importante deixar tudo organizado no mesmo lugar. As planilhas lhe permitirão acessar tudo rapidamente, sem precisar ter que buscar dados em montanhas de papéis.
Com essas dicas você poderá controlar seus gastos e fazer um evento espetacular sem comprometer o seu orçamento. Tem alguma outra dica? Compartilhe com os leitores nos comentários!
