O segredo de um evento de sucesso é um planejamento bem feito. Isso também inclui evento corporativo, em que se deve organizar muito bem itens como: os fornecedores necessários, o equipamento a ser alugado, a lista de participantes, as atrações escolhidas, o orçamento e a equipe responsável. Além disso, existem alguns erros comuns na programação desse tipo de evento que devem ser evitados. Saiba quais são eles nos próximos tópicos e fique preparado para não errar nos próximos eventos!
6 Erros mais comuns na organização de um evento corporativo
1- Não definir o objetivo
Antes de tudo, é importante definir qual é a intenção do evento corporativo. Um curso, por exemplo, geralmente tem o objetivo de capacitar os colaboradores da empresa. Já um congresso pode ter como uma das principais intenções o aumento de networking. Quando o objetivo é claro, o evento corporativo pode ser organizado de forma muito mais eficaz, no formato adequado e com todos os equipamentos e materiais necessários.
2-Não planejar bem o cronograma
Depois de definido o dia do evento, é hora de montar um calendário com todas as datas de entregas e prazos dos fornecedores. Um erro comum em relação a esse item é não programar uma folga no cronograma para possíveis atrasos. Para evitar que algum imprevisto atrapalhe o seu planejamento, calcule o prazo de entrega de itens como os brindes para, pelo menos, uma semana antes do evento.
3-Falhas no orçamento
Assim como acontece com o cronograma, também é necessário calcular um valor a mais para alguns itens que fazem parte do orçamento. Isso é importante para que não falte dinheiro para artigos essenciais. Além disso, todos as despesas devem ser registradas para que se saiba exatamente quanto foi gasto no final. Além de ser útil na prestação de contas, estes são dados que servem como referência para futuros eventos.
4-Não contatar vários fornecedores
Um passo simples, mas que nem sempre é lembrado durante a organização de um evento, é fazer vários orçamentos de buffet, fornecedores de brindes e outros itens necessários. Contatar vários fornecedores é importante para garantir que se tenha o melhor custo-benefício nos serviços contratados. Além do preço, leve em consideração a qualidade da empresa, a pontualidade e a credibilidade no mercado, para garantir um excelente evento.
5-Não dividir bem as tarefas
Quando as funções não são bem divididas, é possível que algumas pessoas fiquem sobrecarregadas e outras tenham disponibilidade maior de tempo para realizar tarefas simples. Para evitar que isso aconteça, é necessário avaliar o volume de trabalho necessário para cumprir cada item do planejamento antes de realizar a divisão de tarefas.
6-Não pedir feedback aos participantes
Outra falha frequente na organização de um evento corporativo é não pedir e analisar o feedback de quem participou do curso, congresso ou workshop. Essa é uma informação importante para realizar melhorias em eventos futuros. A opinião pode ser coletada por meio de formulários entregues no final ou pelas redes sociais. Independente do meio, é essencial registrar o que os participantes têm a dizer sobre a estrutura, alimentação, metodologia e assuntos apresentados.
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