Cada detalhe na hora de produzir um evento conta – seja positivamente ou negativamente. Mas talvez poucos detalhes importem tanto para o sucesso quanto a escolha do local. Por isto, a decisão deve ser bem pensada antes de fechar contrato com o dono do salão, parque ou arena, já que todos os outros quesitos acabam dependendo um pouco disso.
Vamos dar algumas dicas de como escolher o lugar ideal para seu evento, para que você possa tomar a melhor decisão.
Faça uma boa pesquisa
Hoje em dia, a rede de internet permite que você possa fazer uma filtragem melhor em relação a possíveis salões e lugares do que antigamente. Você pode avaliar fotos, localização, encontrar avaliações realizadas por outras empresas e saber se há reclamações ou não, entre outras coisas. Assim, você já pode descartar algumas possibilidades logo de cara – locais que não estão nos critérios que você definiu para serem potenciais fornecedores para você ou não.
Defina quais são as prioridades para escolher o local
Estes critérios são: localização, capacidade e funcionalidade. Em primeiro lugar, a localização é adequada para os convidados? Há possibilidade de que eles cheguem ali? Lugares muito afastados não são bons para eventos corporativos, por exemplo. Se for este o foco, melhor procurar locais de fácil acesso.
Sobre a capacidade, pense no número de convidados que seu cliente deseja convidar. Lugares pequenos demais acabam gerando um incômodo enorme para todos, desde a equipe de organização até o público-alvo. Neste ponto, melhor pecar por um pouco de excesso – apenas um pouco, já que se houver um local com capacidade muito acima do número de convidados, dará a sensação de que o evento não foi um sucesso, já que estará vazio.
E, por último, funcionalidade. O local pode acomodar a estrutura necessária para o evento? Por exemplo, possui cozinha própria, se for preciso que o buffet trabalhe ali? Possui uma boa acústica para eventos? Se for focado para que as pessoas fiquem sentadas, é possível colocar todas as mesas de forma confortável, que não atrapalhe ninguém? É a partir destes parâmetros que você poderá escolher o melhor lugar para seu evento.
Defina um preço máximo que deseja pagar
A escolha depende fundamentalmente do orçamento disponível. Por mais que determinado salão seja excelente, se seu cliente não puder arcar com ele, a visita será desperdício de tempo. Lugares muito baratos também são suspeitos em relação à qualidade. Dessa forma, defina um mínimo e um máximo razoável para a escolha do salão ou do local do evento.
Agende uma visita
Depois de definir todos estes parâmetros, é hora de visitar os locais. Afinal, as fotos podem ser lindas no site, mas o estado de conservação pode não estar tão bom assim. Além disso, você só terá noção do que pode fazer com o espaço visitando-o. Por isso a importância da visita. Você também pode comparar com os outros locais que esteve e definir qual deles atende melhor as suas expectativas.
Então, que tal colocar estas dicas em prática para escolher onde será o evento que está produzindo? A Minister possui grande experiência em terceirização de eventos e com certeza pode te ajudar a realizar esta tarefa com maestria. Confira mais dicas em nossa página!
