Qualquer que seja o tipo de evento a ser produzido, é essencial que cada uma de suas fases seja analisada de forma isolada para não haver uma confusão de tarefas que podem acabar atrapalhando a própria organização do evento. Para isso, você precisa saber para o que serve e o que fazer em cada etapa do processo, mantendo sempre a ordem e a interação entre elas. Quer conhecer todas as etapas de produção e aprender como elas podem ser importantes para o seu evento? Então confira agora mesmo!
Antes do evento
Durante essa etapa, todo o planejamento financeiro, estratégico, comercial e publicitário é montado. Aqui é importante que sejam estabelecidos os objetivos e as atividades necessárias para a realização do evento. Estabeleça o cronograma de datas e o check-list com as principais tarefas, escolha o local, pesquise e se inteire sobre eventos semelhantes, apresente o evento a possíveis patrocinadores e apoiadores, selecione fornecedores e negocie preços para que tudo esteja bem definido.
Todas as atividades que possam intervir na organização de seu evento devem estar incluídas no planejamento, por mais difícil que isso possa parecer. Saiba que imprevistos acontecem em eventos de todos os portes. Saber resolvê-los de forma satisfatória no menor período de tempo possível é o desafio e o diferencial de quem produz eventos bem-sucedidos.
Durante o evento
É de extrema importância que na data do evento todas as atividades anteriores necessárias para a sua realização estejam resolvidas. Partindo desse pressuposto, sua preocupação agora deve se voltar para o dia do evento. Verifique se a bilheteria, a passagem de som, o contato com a imprensa, os detalhes técnicos e todos os outros itens do check-list estão funcionando conforme o planejado.
Nunca, em situação alguma, se esqueça que seu papel enquanto produtor não é relaxar e se divertir, mas sim estar atento a qualquer situação que possa comprometer o evento. Certifique-se de que sua equipe está cuidando de tudo em todos os setores do evento e peça para ser informado sobre qualquer anormalidade.
Após o evento
Quem está nesse meio sabe que o trabalho continua mesmo após o término do evento. As atividades iniciam na desmontagem e limpeza do local. Monitorar essas atividades proporciona maior controle e deve ser sempre acompanhada pelo check-list, para que nada seja deixado para trás. Realize também uma vistoria detalhada em todas as áreas do local, para que eventuais problemas não sejam encontrados quando todos já tiverem ido embora. O objetivo é deixar o local do evento como o encontrou.
No primeiro dia útil após a realização do evento efetue os pagamentos de funcionários e fornecedores, afinal de contas é mais seguro e responsável, já que no dia do evento são tantas as atividades a serem feitas que a desatenção e o cansaço podem atrapalhar e causar confusão.
Planeje, execute e acredite
É claro que cada evento tem a sua particularidade e problemas específicos que nunca estarão em um manual ou guia prático. No entanto, todos os acontecimentos fazem parte de uma caminhada que os transforma em experiência e consequentemente em aperfeiçoamento. Não tenha medo de tentar, dedique-se, corra atrás e acredite no seu sucesso, afinal de contas, ele só depende de você!
Gostou de saber um pouco mais sobre cada uma das etapas de um evento? Então deixe um comentário pra gente!
