O brasileiro é conhecido, mundialmente, por ser um povo alegre e festivo. Há inúmeras datas festivas em nosso país, por exemplo, festividades religiosas, Carnaval, festas típicas tais como as festas de São João e a Oktoberfest, dentre outras. Porém, há algo em comum entre elas, todas são eventos populares.
E eventos populares, antes de mais nada, só acontecem porque existem pessoas realistas, motivadas e dispostas para organizá-los e fazer com que cada um desses eventos aconteça.
Ao organizador, caberá sempre a tarefa mais ”ingrata”, que é a de promover o evento e garantir que tudo saia segundo o ”script”, além é claro, de ser capaz de conquistar a satisfação dos clientes.
Não existe ”receita de bolo” para fazer um evento de sucesso, entretanto, existem etapas e ações básicas que constituem um planejamento que precisa ser cumprido. Essas etapas são:
- Escolher a data e o Local do evento;
- Obter licenças, conseguir patrocínios e reservar o lugar certo;
- Serviços de alimentação e de bebidas;
- Atrações para a festa;
- Ter soluções em mente para resolver problemas que possam acontecer;
- Atrair o público alvo.
O objetivo deste artigo é, justamente, discorrer sobre cada uma dessas etapas, para evitar que esquecimentos ou problemas estraguem o evento organizado por você. Confira!
Escolha a data e local do evento
A data e o local do evento influenciam bastante quando falamos de eventos populares.
Veja se por acaso, a data escolhida não irá coincidir com outros eventos que sejam parecidos ou maiores que irão ocorrer no mesmo dia. Opte por uma temática que seja atraente para o seu público-alvo e se possível, aproveite datas ou épocas especiais para festas, tal como junho para as festas juninas ou datas como o ano novo.
Quanto ao local, escolha um lugar que não seja de difícil acesso, que permita que seus clientes possam se locomover até lá, e não apenas de carro, como também através de outros meios de transporte.
Defina o lugar, de igual forma, em função das condições climáticas e da estação do ano, mesmo porque você não vai querer, por exemplo, que comece a chover durante a realização do seu evento sem que haja espaços cobertos para o público.
Licenças, patrocínios e o espaço certo
Reserve com bastante antecedência o lugar em que o seu evento irá ocorrer, verifique também se o lugar possui todas as licenças que permitem que este espaço possa receber eventos populares como o que você irá realizar.
Além disso, vá pessoalmente ao local em que o evento será realizado, para conferir, pessoalmente, em que condições o espaço se encontra e se ele atenderá as mínimas exigências.
Outro ponto fundamental: foque em patrocínios e parceiros que lhe ajudem na realização da sua festa, pois assim haverá mais caixa para fazer o evento e também as parcerias feitas em função desta festividade, poderão ocorrer outras vezes, dado que já existirá uma aproximação e uma relação de confiança entre vocês e esses patrocinadores.
Opções de alimentação e bebidas para eventos populares
Uma das principais atrações das festas populares, sem sombra de dúvidas, são a gastronomia e as opções de bebidas servidas nelas. Escolha um modelo de serviço que melhor se adeque a proposta do evento e às expectativas dos seus clientes.
Serviço de alimentação
Escolha um menu que faça jus à temática da festa, defina também o tipo de serviço alimentar em razão do tamanho do evento, podendo ser escolhido até mais de um tipo de serviço.
A ”onda do momento” tem sido food trucks em qualquer tipo e tamanho de evento, quem sabe esta não pode ser a opção perfeita? Ou contratar uma empresa que seja especializada em serviços alimentares? Fica a seu critério!
Serviço de bebidas
Assim como os serviços de alimentação, os de bebidas também precisam se adequar ao tema proposto para a festa. Observe se as posições dos bares atendem aos clientes, sem que se formem enormes filas e se haverá a necessidade de se contratar profissionais para fazer esse tipo de serviço, durante o evento.
Atrações para animar a festa
Outra etapas em que existem inúmeras opções para que a sua festa seja um sucesso. Em geral, eventos populares costumam oferecer mais de um tipo de atrações para animar a festa, como apresentações musicais, apresentações de grupos folclóricos ou de dança, desfiles, campeonatos de modalidade inusitadas, entre outras.
Não adianta trocar os pés pelas mãos e contratar atrações as quais não haverá dinheiro para pagar. Estabeleça que tipo de entretenimento faz sentido ter em sua festa, mas que caiba tudo no orçamento destinado para a realização do evento.
Se antecipe aos problemas
Tenha em mente soluções e meios que sejam capazes de cobrir falhas ou resolver problemas, que porventura surjam durante a realização do seu evento. Eventos populares costumam ter sempre planos B ou C caso ocorram situações adversas.
Uma solução bem interessante é contratar uma empresa especializada em assumir as partes operacional, estrutural e de segurança do evento, como por exemplo, a Ministrer.
Convide o público para a festa
Coloque o seu time de marketing e vendas para trabalhar nesta etapa! Escolha onde e como divulgar o seu evento, para que ele se torne conhecido e atraia o seu público-alvo.
Hoje em dia o palco central para isso é a Internet, ou seja, use e abuse de anúncios nas redes sociais, monte um website apenas para o evento com dados, como por exemplo a programação do festejo.
Ofereça também para os seus cliente, a opção de comprar o ingresso online, por meio de alguma plataforma de vendas de ingressos omnichannel.
Como você pode perceber, trata-se de um trabalho árduo o de organizar eventos populares, porém é recompensador, não apenas pela parte financeira, como também a cultural e de você estar sendo um disseminador de arte, cultura e diversão.
Nossa ajuda não para por aqui!
Acreditamos que qualquer um com muito trabalho duro e conhecimento possa ser capaz de promover eventos populares de sucesso, por isso mesmo, não deixe de baixar o nosso eBook, nele fornecemos mais dicas de como fazer um evento de sucesso!
