Organizar um evento ligado à saúde como um congresso ou um simpósio demanda planejamento e atenção aos detalhes, tendo em vista que um pequeno descuido pode gerar um grande desconforto. Se não for possível contratar uma empresa especializada nesse tipo de evento e é você quem ficará responsável por tratar da produção e organização, fique atento a essas recomendações:
Quais os objetivos do evento
Definir objetivos ajuda a direcionar o que você irá oferecer, o tema e o público-alvo que participará do evento. Você pode definir um objetivo principal e objetivos secundários, focando no que quer passar. Tente, por exemplo, imaginar o evento, o local, os palestrantes, participantes, a produção perfeita e a partir daí você terá uma ideia do que colocar no papel.
Planejamento
O planejamento é o caminho para fazer um ótimo evento, sendo o ideal focar em quatro pontos:
Tenha uma boa equipe organizadora
Ninguém faz nada sozinho, portanto, para direcionar e atrair o público é indispensável uma comissão organizadora qualificada e motivada. Conforme o campo de estudo do evento, é interessante que os participantes sejam da área, acadêmicos ou não. Dessa forma, eles poderão auxiliá-lo em questões importantes, a exemplo dos pontos de interesse do público, qual a infraestrutura mais adequada e as preferências da classe profissional participantes.
A equipe organizadora deve estar a par da produção geral do evento. Cabe a ela definir data, local, orçamento disponível, programação, atividades, formas de avaliação, lista de convidados de honra, coordenadores, palestrantes e as questões ligadas a eles como hospedagem e alimentação. Também é necessário elaborar a ata final com a descrição de tudo o que vai envolver a apresentação e o conteúdo do evento.
Tenha um briefing didático
O briefing é o resumo das informações que irão auxiliar os envolvidos no projeto a interpretá-los e compreendê-los. Muito profissionais utilizam o briefing para ter uma base do processo de planejamento. O modelo de briefing pode ser adaptado para a área da saúde, uma vez que atende às demandas do evento, sobretudo quando contém as definições do projeto, os objetivos, as principais características e o direcionamento adequado. Cada detalhe precisa ser pensado com base nessas informações que devem ser usadas em todas as fases do planejamento e execução.
Contrate boa mão de obra
Com todo o planejamento elaborado e encaminhado, é indispensável contratar os melhores serviços. De pouco adianta a equipe organizadora se empenhar bastante se os fornecedores forem ruins. Mesmo sendo da área da saúde é importante se atentar à qualidade de serviços como: criação de crachás, equipamentos eletrônicos necessários, buffet, cerimonial, decoração, além dos palestrantes, que merecem atenção especial.
Faça o orçamento de cada item, negocie valores se for o caso, monte um checklist com as opções contratadas, os responsáveis por cada uma e seus contatos. É importante que as informações estejam atualizadas, pois se ocorrem imprevistos, será mais fácil localizá-las.
Divulgue seu evento
A divulgação é importante e pode definir o sucesso do evento. Nem sempre, os eventos voltados para a área da saúde demandam de uma propaganda em massa ou campanhas gigantescas. Entretanto, independente do tamanho, ela precisa de foco e direcionamento ao público que se destina. O ideal é pensar no seu público-alvo para definir as mídias que possam atingi-lo, sem desperdiçar recursos ou tempo.
Supervisão
Durante o evento, a equipe organizadora deverá se certificar de que tudo está ocorrendo conforme o planejado. É necessário se atentar se os palestrantes estão presentes, se o tempo está de acordo e as apresentações estão sendo satisfatórias. Ao menos um dos representantes precisa estar em cada sessão tomando nota do que está ocorrendo para a redação da ata final.
Lembre – se: o organizador não precisa estar em todos os lugares nem fazer parte da produção, entretanto precisa saber delegar, fornecer as informações adequadas e acompanhar o andamento do evento.
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