Um dos relacionamentos mais importantes durante os preparativos de um evento é com os fornecedores. Muitos dos itens relacionados à decoração, estrutura e alimentação costumam ser terceirizados e é aí que empresas e profissionais especializados nesses tipos de serviço entram em cena. Para evitar mal entendidos e serviços que não atendam às expectativas, é importante registrar todos os direitos e obrigações de cada uma das partes – contratante e contratado – na hora de fechar o contrato. Mas você sabe quais são as exigências que o responsável pelo evento pode fazer para seus fornecedores e quais não devem ser esquecidas?
O que você pode exigir
Serviços padronizados
Se for interessante para o seu evento, você pode exigir serviços padronizados para o seu fornecedor – uma equipe de segurança uniformizada, por exemplo. Este é um detalhe importante porque passa uma imagem de qualidade aos convidados e participantes. A padronização também pode ser relacionada à alimentação. Se você terceirizar o café servido, pode solicitar que a bebida apresente sempre as mesmas características de sabor e não esteja mais forte em um dia e mais fraca em outro.
Responsabilidade ecológica
Você também pode exigir do seu fornecedor algumas atitudes que estejam de acordo com a preservação do meio ambiente. Uso de papéis recicláveis, cuidados especiais com a limpeza e preferência por materiais descartáveis biodegradáveis são alguns exemplos.
Alimentos saudáveis
Manter uma alimentação saudável é indispensável para garantir o bem-estar físico e mental. Este é um fato conhecido há algum tempo, mas as comidas sadias e nutritivas ganharam destaque especial nos últimos anos e conquistam cada vez mais adeptos. Por isso, oferecer opções de alimentos naturais e leves é uma forma de agradar boa parte do público convidado para o evento. Esta é mais uma solicitação que você pode fazer ao seus fornecedores.
O que você deve exigir
Pontualidade
Atrasos podem prejudicar e muito seu evento. Por isso, esta é uma das exigências que você deve fazer aos seus fornecedores. Agende datas e horários de entregas e combine o horário de entrada e saída das equipes responsáveis pela luz, iluminação e segurança do evento. Cumprir estes prazos é uma obrigação de qualquer prestador de serviços contratado.
Referências de contratantes anteriores
Esta é a melhor maneira de conhecer mais sobre a qualidade dos serviços prestados pelos seus possíveis fornecedores. Por isso, é indispensável solicitar o contato de pessoas que já contrataram os serviços da empresa ou profissional.
Bons equipamentos
Se a empresa trabalha com equipamentos de luz ou som de má qualidade, possivelmente, o evento não terá o sucesso esperado. Conheça quais são os aparelhos utilizados por seus fornecedores e deixe registrado em contrato exatamente quais são as marcas e modelos negociados.
Segurança alimentar
É fundamental garantir o bem-estar de quem participa dos seus eventos, isso inclui a qualidade da alimentação. Para isso, você deve exigir que seu fornecedor siga as normas estipuladas pela vigilância sanitária. Isso é muito importante para evitar problemas como a intoxicação alimentar.
Lembrou de mais algum item importante para esta lista? Compartilhe nos comentários e continue acompanhando novidades em organização de eventos em nossa página! Até mais!
