Para que seja realizado um evento de qualidade cada detalhe conta. O planejamento deve ser acompanhado com cuidado e atenção, uma vez que qualquer incorreção poderá causar falhas em sua execução.
Locação de espaço, divulgação, contratação de fornecedores para alimentação, segurança e autorizações legais são os principais pontos a serem atendidos no processo de organização e feitura de um evento. Para ajudar você a organizar todos esses itens dentro do orçamento que possui, apresentamos um passo-a-passo poderoso para que seu planejamento financeiro seja impecável.
Passo-a-passo para um planejamento financeiro de evento de sucesso
Planejamento de gastos
Antes de começar o seu planejamento é necessário que a equipe responsável se reúna tendo em mãos o budget disponível para a execução do evento. É a primeira etapa pela necessidade de se estabelecer a verba total a ser gasta. Isso, por sua vez, definirá o que pode – e o que não pode – ser executado para o equilíbrio financeiro do evento. Tal cuidado inicial evitará que problemas de fechamento de contas venham a ocorrer e que se conclua a organização de um evento com um caixa deficitário.
Planejamento de áreas
Com o caixa previsto e estudado, o passo seguinte é definir quais são as áreas aonde o dinheiro será gasto. As áreas estratégicas, como segurança, limpeza e fornecedores de bebidas e alimentos, são as que obrigatoriamente devem receber recursos, enquanto outras, como brindes e decoração, podem ser ajustadas e até cortadas quando extremamente necessária. A partir das definições das áreas a equipe, deve-se perguntar: quantos seguranças serão necessários para o público aguardado? Qual o tamanho da equipe de limpeza necessária para cobrir o espaço locado? Quais tipos de buffets são os mais interessantes para o formato do evento desejado?
Essas informações servirão de base para pedir orçamentos para potenciais fornecedores e fechar com as empresas escolhidas.
Planejamento de informações
Levantou todas as finanças, sabe quais são as áreas essenciais e estratégicas do evento, e não sabe o que fazer com esse conjunto de informações? Monte a planilha financeira do evento. Nela todas as informações deverão estar organizadas para fácil visualização a qualquer momento.
Comece com uma aba para cada área: segurança, limpeza, alimentação e bebidas, iluminação, estrutura de palco, equipamento de som, etc. Em cada uma você deverá listar cada um dos itens que devem ser contratados e comprados e qual o valor unitário. Ao final, faça uma planilha com a junção do valor total de cada uma das áreas.
Tal preciosismo vai auxiliar a produção do evento a saber o quanto gastar com cada área e se a contratação dos colaboradores se dá de forma sustentável de acordo com as finanças do evento.
Planejamento de fornecedores
O evento não será um sucesso se tudo o que está sendo oferecido durante a divulgação não for entregue ao seu público. Tal problema gerará reclamações e certamente arranhará sua imagem. Por isso, o cuidado com a escolha e negociação com fornecedores é algo tão essencial. Procure indicações e pesquise o histórico das empresas antes de assinar qualquer contrato.
Obtenção e análise de resultados
Agora que você organizou as finanças dos eventos pode partir para a execução, contratação e montagem. Será bacana desenvolver um refinado potencial de autocrítica, para aprender com o que não deu certo e poder se superar sempre, fazendo eventos atraentes, bem organizados e, sobretudo, com finanças equilibradas.
