Criar um evento é algo que pode ser muito complexo até para os profissionais mais experientes. Por isso é preciso ficar de olho em cada detalhe para que tudo seja impecável e um dos detalhes mais importantes diz respeito a segurança do evento, e é aí que entra o plano de contingência. Afinal, mais do que um problema com a imagem das marcas envolvidas, caso ocorra algum problema há sérios riscos tanto para convidados como para colaboradores, além da possibilidade de problemas judiciais posteriores.
Por isso é primordial que a equipe organizadora elabore um Plano de Contingência para garantir a segurança do seu evento: seja para ter certeza de que ocorrerá tudo bem, seja para prever eventuais problemas e garantir que, em caso de acidentes, a equipe estará preparada para reagir rapidamente.
Nesse post vamos trazer algumas dicas para elaborar um plano de contingência para seus eventos, com base na cartilha da ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). Confira!
Primeiro passo: analisar riscos
Antes de começar a elaborar o Plano de Contingência é necessário que você tenha feito uma análise minuciosa de riscos do evento, seja no ambiente interno ou no ambiente externo: faltar luz, faltar água, incêndios, brigas, entre outros. Após analisar todos os riscos que o evento possa ter, é preciso ir para o segundo passo.
Encontrar profissionais capacitados para lidar com os riscos
É imprescindível ter seguranças e membros da brigada de incêndio bem treinados e preparados para qualquer eventual problema que possa ocorrer durante a realização do evento. Eles devem estar cientes e familiarizados com o local. Afinal, em caso de problemas maiores, eles devem ser ágeis para esvaziar o ambiente, e isso só acontecerá caso eles tenham conhecimento prévio do espaço.
Elaboração do plano
Após definir quais riscos envolvem a vidas dos convidados e dos colaboradores, é preciso definir quais serão os procedimentos padrões caso a equipe necessite retirar as pessoas do espaço com urgência.
Normalmente segue-se um protocolo, com um passo-a-passo, o que já facilita o trabalho de treinamento destes profissionais e familiarização com o ambiente. Além do protocolo de atuação deve-se estabelecer quais são as principais rotas de evacuação.
A seguir, damos um exemplo de como deve ser a descrição de um protocolo de atuação no caso, por exemplo, de um incêndio:
Comunicar o gestor e/ou central de controle, para que ele possa tomar as decisões cabíveis neste tipo de problema;
Isolar e sinalizar o local. Auxiliar para que, em caso de fumaça densa, as pessoas consigam se orientar para a saída mais próxima. Evitar que curiosos ou familiares acabem se arriscando ao retornar ao local dos eventos caso esteja interditado;
Orientar e conduzir a evasão de pessoas que tenham dificuldade em abandonar o local;
Preservar o local da ocorrência, garantindo que quaisquer elementos que possam contribuir para compreender as causas do incidente permaneçam intactos;
Acionar os Órgãos Públicos para que sejam tomadas as medidas cabíveis, tais como indicar hospitais para as vítimas, enviar ambulâncias e/ou carros do Corpo de Bombeiros, avisar famílias sobre o incidente, enviar profissionais para retirada de escombros, etc.
O plano de contingência deve ser bem detalhado, específico e rico quanto aos procedimentos que devem ser realizados. Esta é uma forma de garantir que não haverá problemas maiores em caso de incidente, colocando a vida de nenhum ser humano em risco.
Quer saber mais sobre como cuidar da segurança do seu evento? Acesse a cartilha da ABEOC. Ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários.
Legenda: Jorge Goetten, diretor-geral da Empresas Minister, orienta profissionais para suas atividades em eventos.
