Não sabe como organizar um evento de acordo com o número de pessoas? Este artigo vai te ajudar.
Ser um organizador de evento não é das tarefas mais fáceis: problemas a serem resolvidos, decisões a serem tomadas, imprevistos para todo o lado. Muitas vezes, especialmente quando se é iniciante na área, este tipo de tarefa específica ao organizador, quando não realizada de forma correta, acaba comprometendo a qualidade e o sucesso do evento.
É importante para um organizador saber como calcular a quantidade de pessoas que o evento comportará e, com esta informação, calcular a quantidade de comes e bebes e o espaço necessário para que a realização do evento seja um sucesso.
Não sabe como fazer isso? Veja algumas dicas abaixo e faça do seu evento um sucesso!
O número de pessoas
Uma das dicas mais valiosas para conseguir prever o número de convidados que comparecerão ao evento é fazer uma previsão informal e uma mais formal. Assim fica mais fácil ter noção do número exato de pessoas que irão ao seu evento.
Informal
No caso da pesquisa informal, as melhores técnicas são a de checagem da popularidade e dos comentários sobre o evento nas redes sociais, contabilizando confirmações no evento criado no Facebook, por exemplo. Isso te dá uma boa margem para saber a quantidade de pessoas que comparecerão.
Pesquisas
Outro jeito de saber a quantificação do público e até mais (informações sobre o que é esperado do evento, se os convidados pretendem levar mais pessoas e o que o fez querer ir ao evento). Pesquisas assim, além de servirem de imediato para a organização do evento, podem ser utilizadas futuramente como um guia para outros eventos (o que deu certo, o que não deu, etc.). Uma pesquisa de satisfação pós evento é uma boa dica também
Formal
No âmbito de previsões mais formais e definidas, podemos colocar a contabilização dos ingressos vendidos para a festa. É muito raro alguém comprar um ingresso efetivamente e decidir não ir ao evento. Então esta contabilização te dará uma noção muito mais acurada do número de convidados que você terá de comportar. O ideal, mesmo com a pesquisa, é deixar sempre uma margem a mais em tudo – local, comes e bebes, mesas e cadeiras, etc..
Comida e bebida
Os comes e bebes de um evento são quase tão importantes quanto o evento em si. Ninguém gosta de participar de um evento e ficar o tempo todo sem ter algo sequer para beliscar. Então é de suma importância saber calcular a quantidade mais aproximada para que não falte comida e bebida, mas que também não sobre muito a ponto de você sofrer prejuízo e desperdiçar alimentos.
Dependendo do seu estilo de evento, muitas coisas alteram a quantidade de comes e bebes e sua variação.
Se for um evento diurno com churrasco, por exemplo, a quantidade de carnes e cerveja será maior do que em um evento noturno com jantar, no qual a quantidade de vinhos e salada poderá ser maior.
Então para calcular bem este ponto, é importante saber o perfil da maioria dos convidados e levar em conta o local, as ferramentas que ele oferece (refrigeração, fornos e fogões para uma preparação e montagem na hora, etc..), o tipo de evento e o que as pessoas esperam dele.
O local certo
Partindo do mesmo pressuposto dos artigos anteriores e com base em suas pesquisas, o local do evento deve ser escolhido de acordo com a quantidade de pessoas que devem participar. Um espaço muito pequeno pode causar extremo desconforto, já um local em que sobre muito espeço, pode dar a impressão de que o evento não teve sucesso.
Lembre-se que todo evento está sujeito a imprevistos e que a qualificação do profissional é imprescindível para lidar da melhor forma com eles – e neste quesito, a Empresas Minister sempre poderá te ajudar.
Para mais dicas sobre organização de eventos continue acompanhando nossa página e fique por dentro de todas as novidades de tecnologia e segurança! Até a próxima!
