Vai realizar um Congresso Médico? Prepare-se!
Em um congresso médico, como acontece com tantos outros, o trabalho está nos detalhes. São itens de sucesso como: de que forma ele será anunciado, como o local será escolhido e como contatar as pessoas que administram o lugar.
Como organizar um congresso médico?
Tenha um comitê organizador
A maioria dos congressos se beneficiam de um grupo de pessoas responsáveis. Isto significa que as decisões são consideradas de mais de um ponto de vista, há uma variedade de ideias para escolher e mais “mãos” para fazer o trabalho. Ele deve ser composto por pessoas que têm o tempo, a energia, conhecimentos e vontade de fazer o trabalho.
Reforce o Planejamento
Todo o processo de planejamento será melhor se um calendário claro e razoável for definido. Cada etapa do processo deve ter um prazo para permitir corrigir erros, resolver imprevistos, e para completar a tarefa a tempo. O tempo é sempre o elemento mais precioso, e nunca há suficiente no planejamento.
Defina um Propósito
Há uma série de razões possíveis para um congresso médico e muitos deles podem combinar duas ou mais. Algumas das mais comuns são as seguintes:
- Treinamento;
- Criar conexões;
- Estímulo (ajudar os participantes a se sentirem bem sobre o que fazem em campo);
- Compartilhar informações (novos desenvolvimentos, regulamentos, etc.);
- Melhorar a prática médica;
- Apoio;
- Realçar uma questão;
- Solução de problemas;
- Tomada de decisão e planejamento (por exemplo, definindo a direção de uma iniciativa ou um campo médico);
- Lançar uma nova iniciativa ou uma nova direção.
Identifique o público-alvo
Até certo ponto, o público-alvo é determinado pela natureza do congresso e da organização patrocinadora. No entanto, muitos organizadores estão interessados em atrair mais participantes do que apenas o público usual. Alguns exemplos de grupos além dos médicos e estudantes de medicina são:
- Membros de uma determinada profissão ou disciplina;
- As pessoas com uma agenda política especial (pessoas que querem discutir o aborto ou as causas de um vírus);
- Pessoas envolvidas em questões comunitárias;
- Pessoas preocupadas com uma população específica;
- Funcionários públicos (em qualquer nível ou em todos os níveis);
- Organizações de pessoas pagas por fontes privadas;
- Os membros da organização patrocinadora;
- Público em geral.
Estabeleça a duração e as datas
A duração do congresso vai depender do que precisa para ser feito; o quanto será investido de tempo e dinheiro, os potenciais participantes e qual a organização patrocinadora pode e têm a capacidade de contribuir. O que uma organização pode fazer pode depender da disponibilidade de subsídios, o apoio de uma organização, doações, etc.
Pense nos formatos
Este é o ponto crucial do congresso em termos de participantes. O que realmente vai acontecer? O trabalho aqui não é para planejar o conteúdo de cada sessão do evento, as exposições ou palestras, mas definir o tema e a estrutura global.
Algumas possibilidades:
- Palestras: apresentam ideias práticas ou teóricas ou métodos relevantes para o trabalho. Consistem essencialmente em um assunto.
- Workshops: Métodos de ensino, técnicas e outras habilidades ou atividades relacionadas.
- Informações e fatos importantes: novas regulamentações, problemas de política / apoio, estudos de campo / área, etc.
- Uma série de sessões que estão todos relacionados a um tópico (depressão, trabalho com populações especiais, etc).
Ateção com a logística
A logística inclui os detalhes práticos do congresso: onde fazê-lo, como encontrar os apresentadores, quanto ele custa, como será o transporte de pessoas, o que ele abordará, etc. Esta é a parte em que os organizadores da conferência trabalham mais.
Muitas conferências grandes são realizadas em hotéis, que obtêm precisamente uma boa parcela de seus lucros, hospedando os participantes. A maioria dos hotéis têm grandes salões e muitas salas de reuniões menores que servem como locais para conferências. O hotel irá fornecer alimentos para qualquer refeição e lanche e também têm um número acordado de quartos a uma tarifa especial para os participantes da conferência.
Alguns hotéis também oferecem equipamentos de audiovisual, sistemas de som e outras ferramentas eletrônicas. Obviamente, nenhum desses serviços é de graça, mas a atração de todos eles sob o mesmo teto é poderosa, como também o fato de que nesses hotéis a realização de congressos médicos é contínua e os seus funcionários estão acostumados a trabalhar com organizadores de conferências e ajudar as coisas a funcionarem perfeitamente.
Terceirize serviços de segurança, recepção e limpeza
A terceirização de serviços de segurança, recepção e limpeza pode melhorar a eficiência do congresso. Terceirizar serviços, na prática significa que uma empresa especializada será responsável por fazer algo em que são especialistas. Por isso, a contratação de pessoal especializado economiza custos e tempo e trará segurança ao evento. Em última análise, isso é o mais importante para o público médico que estará presente.
O serviço de limpeza e manutenção é responsável por deixar o local em perfeitas condições para o congresso. Já o pessoal de apoio (porteiros, recepcionistas e seguranças) deve ser bem treinado para garantir a comodidade e um ambiente seguro e confortável.
E então, você já organizou um congresso médico? Conte com a Empresas Minister para o sucesso do seu evento!
